Noor, 7 jaar, wil ballet proberen

Haar moeder opent de sectie „Proefles ballet”, kiest woensdag 14.00 uur en vult in het formulier de leeftijd van Noor en haar niveau in: nog nooit gedanst. School en gezin krijgen meteen hun bevestigingsmail. Vond Noor het leuk, dan stuurt haar moeder daarna het inschrijfformulier in.

Sanne en Thijs trouwen in juli

Ze willen het feest openen met een wals zonder naar hun voeten te kijken. In april boeken ze een eerste privéles van een uur in de sectie „Openingsdans”, op een donderdagavond, met hun trouwdatum en hun liedje in het formulier. De volgende lessen boeken ze een voor een, in de loop van het voorjaar.

Fleur, 14 jaar, danst bij jazz tieners

Het account dat haar ouders hebben aangemaakt, hoort bij de groep „Jazz tieners”. In haar sectie vindt ze de repetities, de video van de choreografie en het tijdstip waarop ze op de avond van de voorstelling achter de schermen moet zijn; de berichten voor andere groepen krijgt ze niet.

Drie leerlingen, drie ingangen

Jouw school heeft ook een Noor, aanstaande bruidsparen en een jazzgroep vol tieners. Probeer de app 30 dagen met hen uit; een creditcard is daarvoor niet nodig.

De proefles en de openingsdans worden geboekt

Een proeflessectie per stijl, een sectie voor bruidsparen, en één formulier voor iedereen

Maak een proeflessectie per stijl, „Proefles ballet”, „Proefles jazz”, „Proefles hiphop”, die alleen opengaat op de uren van lessen waar nog een beginner bij kan. Houd het op één plaats per tijdslot: elke les krijgt dan hooguit één leerling die komt proberen. Daarnaast biedt de sectie „Openingsdans” 's avonds privélessen van een uur aan. De app heeft één boekingsformulier voor al haar secties: het vraagt iedereen naar leeftijd en niveau, en laat de trouwdatum en de titel van het openingsnummer optioneel. De ouder of het bruidspaar krijgt een bevestigingsmail, de school ook.

Een agenda per docent, ieder met eigen avonden

Proeflessen ballet bij Mathilde, bruidsparen bij Rafael

De proeflessecties voor ballet zijn gekoppeld aan de Google Calendar van Mathilde; de sectie „Openingsdans” aan die van Rafael, docent stijldansen. Op de donderdag van de generale repetitie voor de voorstelling volstaat één item in zijn agenda: die avond vinden bruidsparen geen enkel tijdslot meer. Elke geboekte les komt in zijn agenda, met de trouwdatum en het liedje in de beschrijving. Zijn groepslessen op maandag en woensdag staan in zijn sectie nooit open: bruidsparen zien alleen zijn dinsdag- en donderdagavonden.

Het nieuwe seizoen in drie stappen

Voor de lessen van het hele seizoen boekt niemand: de inschrijving komt binnen via een Form, en de school deelt elke leerling in.
  1. Eind augustus: het inschrijfformulier

    Het staat een week open en vraagt naar leeftijd, stijl, niveau, mogelijke dagen, het telefoonnummer van de ouders en, als je school daarom vraagt, een foto van een medische verklaring in een bestandsveld. Voor elke inschrijving krijg je een e-mailbericht; de CSV-export is het begin van je groepslijsten.
  2. De school deelt elke leerling in

    Je verdeelt de nieuwe leerlingen naar leeftijd en niveau, zoals elk jaar. De gezinnen maken een account aan in de app; in de back office zet je iedereen in de juiste groep: „Kleuterdans 4-5 jaar”, „Ballet 2”, „Hiphop volwassenen”.
  3. Elke groep ziet zijn eigen lestijden

    In de sectie die alleen voor de leden openstaat, staan de dag, het tijdstip, de zaal en de docent, en daarna de berichten van het seizoen. Een les verplaatst voor een repetitie in het theater? De melding gaat alleen naar de gezinnen van die groep.

De eindvoorstelling, in de app

Repetities, groep per groep

De extra repetities in mei en juni, de generale op het podium van het theater de dag ervoor: elke groep ziet alleen die van zichzelf, in de eigen sectie.

De kostuumlijst

Tutu, huidkleurige panty, witte sneakers, het T-shirt van de groep: wat de school levert, wat gezinnen kopen of naaien, en de datum van het passen.

Aanwezig achter de schermen

De kleintjes om 17.30 uur voor het eerste deel, de tieners om 19.00 uur: elke groep weet hoe laat hij er moet zijn en via welke artiesteningang.

Haar en make-up

Hoge knot, geen sieraden, geen nagellak, lichte make-up: een foto van de gewenste knot scheelt tien berichtjes op de avond voor de voorstelling.

Zaal en parkeren

Het theater op de kaart, de artiesteningang, de parkeerplaats voor ouders op de avond van de voorstelling, en de route vanuit de app.

Dansschool: de vragen voordat de app er is

Kunnen ouders een plek in de les van woensdag boeken?

Nee. Een plek in de woensdagles krijg je via de inschrijving in september: eerst de Form, dan de plek die de school voor het hele jaar toewijst. Afspraken maken kan meerdere kinderen per tijdslot aannemen, maar een les die het hele jaar doorloopt, wordt niet week per week geboekt.

Hoe organiseer ik de proeflessen in september?

Open een sectie per stijl, alleen op de uren van lessen waar een beginner welkom is: woensdag 14.00 uur voor ballet van 6 tot 8 jaar, zaterdag 11.00 uur voor hiphop. Een boekingshorizon van drie weken en een minimale termijn van 24 uur zijn genoeg: de docent weet de dag ervoor wie er komt. Na september houd je die secties aan voor leerlingen die halverwege het seizoen instromen.

Een bruidspaar wil tien lessen voor de openingsdans: hoe boeken ze die?

Een voor een: de app maakt geen reeks boekingen aan en houdt geen lessenpakket bij. Het paar boekt de eerste les, en daarna week na week de volgende, op dinsdag- of donderdagavond. Zet de boekingshorizon van de sectie „Openingsdans” op zes maanden: paren die in de zomer trouwen, beginnen vaak al in het voorjaar met lessen. Het pakket van tien lessen wordt op school betaald, buiten de app.

Hoe stuur ik het repetitieschema alleen naar de groep die het aangaat?

Zet het in de sectie van de groep, die alleen zij zien, en waarschuw die groep met een pushmelding, meteen of ingepland voor zondagavond. De hiphopgezinnen krijgen die van ballet niet. Daarvoor heb je twee uitbreidingen nodig, Verificatie en Gebruikersgroepen, die allebei in het Pro-abonnement zitten.

Kunnen we kaartjes voor de voorstelling in de app verkopen?

Nee: de app verkoopt geen kaartjes en int geen betalingen. Kondig de voorstelling aan in de CMS-agenda, met de datum, de zaal, het aanvangstijdstip en hoe je aan kaartjes komt: aan de balie van de school, of via de kaartverkoop die je al gebruikt.

Mag ik de choreografieën filmen zodat leerlingen thuis kunnen oefenen?

Ja: film de dans tijdens de repetitie, liefst op de rug gezien, zodat leerlingen hem kunnen volgen zonder links en rechts om te draaien, en zet de video in de sectie van de groep. Omdat die sectie alleen voor de groep is, zien alleen haar leerlingen hem. In de week voor de voorstelling oefent iedereen zijn choreografie in de eigen woonkamer.

Regelt de app het lesgeld?

Nee: inschrijfgeld, lesgeld per kwartaal en betalingsherinneringen blijven in je software of je spreadsheet, en worden aan de balie of per overboeking voldaan. Wat de app wel doet: inschrijvingen aannemen, proeflessen en privélessen laten boeken en elke groep op de hoogte houden.
Van de proefles in september tot de laatste buiging op het podium: het jaar van je school in één app
Inschrijven via een formulier, geboekte proeflessen en lessen voor de openingsdans, een sectie per groep, gefilmde choreografieën, het schema en de kostuums van de voorstelling: de app van je dansschool, op eigen naam, voor iOS, Android en als webversie.