App voor je muziekschool: proeflessen en inhaallessen online geboekt, de wekelijkse les blijft staan

Elke docent heeft een eigen boekingssectie, genoemd naar docent en instrument: „Piano – Claire”, „Gitaar – Hugo”. De ouder kiest de docent en een vrij uur, en vult dan het formulier in: voornaam en leeftijd van het kind, instrument, niveau, telefoonnummer. De school en de ouder krijgen elk een bevestigingsmail. Wordt het kind wakker met koorts, dan annuleert de ouder via de app of via de link in de e-mail, en komt het uur vrij voor een ander gezin.

De openingsblokken stel je per weekdag in, met meerdere blokken per dag. Op dinsdag zet Claire, die piano geeft, alleen 16.30-17.00 uur en 18.00-20.00 uur open: van 17.00 tot 18.00 uur is het uur van Lea, dat de app nooit aanbiedt. Pas die blokken aan bij het begin van het lesjaar, of wanneer een leerling van lestijd wisselt. De duur van de tijdsloten leg je per sectie vast, 30 minuten bij Claire, 45 bij Hugo: een proefles duurt dus even lang als een gewone les. Sluit de schoolvakanties af als uitzonderlijke sluitingen en stel een minimale termijn van 24 uur in, zodat geen enkele inhaalles op dezelfde ochtend valt.

Elke sectie is gekoppeld aan de Google Calendar van de docent. Wordt hij op een ochtend wakker met griep, dan zet hij zijn afwezigheid er vanaf zijn telefoon in, en kan niemand die dag nog boeken; stonden er al proeflessen, dan annuleert hij die, en elk gezin krijgt een e-mail. Een dag in een examenjury of een masterclass zet je er op dezelfde manier in, als eenmalig item: de tijdsloten die het overlapt, gaan dicht. Andersom komt elke proefles of inhaalles die in de app wordt geboekt in zijn agenda, met de voornaam, de leeftijd en het niveau van het kind in de beschrijving.