Maak een app voor persoonsbeveiliging

App voor persoonsbeveiliging: een besloten app voor je klanten, opdrachtaanvragen en een geboekte briefing

Bij je bureau voor persoonsbeveiliging vraagt de directeur of zijn assistente een opdracht aan en boekt de briefing in een app waarin het publiek alleen je presentatie ziet: geen naam, geen reis, geen foto van een klant.

Je bureau voor persoonsbeveiliging krijgt zonder code een eigen app, op iPhone, Android en als webversie: een sobere presentatie voor iedereen, secties die alleen voor ingelogde klanten opengaan, de opdrachtaanvraag via een formulier en de briefing geboekt, via video of in een ontmoeting.

Begin gratis

Gratis 30 dagen uitproberen - Geen creditcard nodig

Wat het publiek ziet, wat de klant ziet

Publiek: je drie diensten

Persoonsbeveiliging, beveiligd vervoer met chauffeur, beveiliging van de woning: elk een pagina die je manier van werken beschrijft zonder iemand te noemen.

Publiek: het eerste contact

Een kort formulier, naam, telefoon, e-mail en soort vraag, om een eerste gesprek te openen; de details wachten tot de briefing.

Klant: de piketnummers

De opdrachtleider en je nachtdienst, met één tik bereikbaar, in een sectie die alleen je ingelogde klanten kunnen openen.

Klant: de procedures

Wat te doen als het programma verandert, als je van je beveiliger gescheiden raakt, wie je eerst belt: geschreven instructies, om vóór elk vertrek nog eens te lezen.

Klant: het dossier van zijn opdracht

Het goedgekeurde programma, de adressen en de ontmoetingspunten, in een sectie die alleen voor zijn eigen groep is en die weer verdwijnt als de opdracht voorbij is.

Twee opdrachtleiders, twee agenda's voor briefings

Elk een eigen briefingsectie, verbonden met zijn persoonlijke Google Calendar

De een begeleidt de reizen van directeuren, de ander gezinnen en de beveiliging van woningen: elk krijgt zijn eigen briefingsectie, op zijn eigen agenda aangesloten. De klant kiest eerst met wie hij spreekt, dan een vrij uur; een tijdslot neemt maar één briefing aan. Gaat een opdrachtleider zelf drie dagen op opdracht, dan zet hij die dagen in zijn Google Calendar, waar hij ook is: zijn sectie biedt op die data niets meer aan. Die van zijn collega blijft open, en een klant met haast hoeft niet op zijn terugkeer te wachten.

De briefing, geboekt door de klant of door zijn assistente

Vijfenveertig minuten via video of op je kantoor, zonder iets gevoeligs in de app

Werk op werkdagen met tijdsloten van 45 minuten, in een ochtendblok (9.00-12.00 uur) en een middagblok (14.00-18.00 uur). De klant, of zijn assistente, kiest het uur en beantwoordt twee vragen: om welke opdracht het gaat, en video of een ontmoeting op je kantoor. Het formulier vraagt niet naar de naam van de persoon die beschermd wordt, en ook niet naar zijn programma: dat komt tijdens de briefing ter sprake. Iedereen krijgt de bevestiging per e-mail, en de briefing komt in de Google Calendar van de opdrachtleider. Een minimale termijn van twee uur maakt 's ochtends nog een briefing mogelijk voor een opdracht die de avond ervoor is besloten.

Een opdracht, van de aanvraag tot de briefing

De aanvraag en de briefing lopen via de app; daartussen bestudeert je team de opdracht met zijn eigen methoden.

De opdrachtaanvraag
In zijn afgeschermde sectie vult de klant het Form in: data, steden en locaties, profiel van de persoon die beschermd moet worden, beoogd aantal beveiligers, beveiligd vervoer met chauffeur of niet. Zodra hij verstuurt, staat de aanvraag in de mailbox van het bureau, dat haar later op zijn gemak doorneemt in de back office.
Je analyse
Je belt de klant, beoordeelt de routes en de locaties, beslist over het aantal beveiligers en een eventuele verkenning. Je voorstel gaat via je gebruikelijke kanalen. De app rekent niets uit en laat niets ondertekenen.
De geboekte briefing
Is het voorstel aanvaard, dan boekt de klant of zijn assistente de briefing van 45 minuten met de opdrachtleider. De antwoorden van de klant staan in diens Google Calendar, bij het item van de briefing, en in de bevestigingsmail.

Je vragen over een besloten app voor klanten

Hoe sluit je de app af voor iedereen die geen klant is?

Twee uitbreidingen regelen dat. Verificatie geeft elke klant een account; Gebruikersgroepen bepalen per sectie wie haar mag openen: al je klanten voor de briefing en de opdrachtaanvraag, één enkele klant voor het dossier van zijn opdracht. Je zet elk account in zijn groep vanuit de back office, nadat je de identiteit hebt gecontroleerd. Het publiek ziet alleen je presentatie en het contactformulier.

Wat vraagt het opdrachtformulier?

Wat jij beslist: data, steden, verblijfsadressen, gewenst aantal beveiligers, profiel van de persoon die beschermd moet worden, beveiligd vervoer of niet. Elk veld kan verplicht of optioneel zijn. Vraag het strikt noodzakelijke: de rest wordt tijdens de briefing mondeling besproken. Je krijgt een melding van elke opdrachtaanvraag, en alles is als CSV te downloaden als je een register van opdrachten bijhoudt.

Kan de briefing via video plaatsvinden?

Ja: bij het boeken geeft de klant in het formulier „video” of „ontmoeting” aan. Voor een videogesprek stuur je hem een uitnodiging vanuit je gebruikelijke tool voor videobellen. Voor een ontmoeting geeft de contactpagina het adres van je kantoor en de route met één tik.

Kan de assistente van een directeur de briefing voor hem boeken?

Ja, met haar eigen account, in dezelfde groep als dat van de directeur. De bevestiging komt per e-mail bij haar binnen, en ook bij jou; verandert de agenda van de directeur, dan annuleert ze vanuit dat bericht en kiest ze een ander tijdslot. De naam van de directeur verschijnt nergens in de app.

Zien mijn klanten wie er nog meer met het bureau werkt?

Nee. De app toont geen lijst van klanten, geen namen, geen foto's en geen getuigenissen. Een briefingtijdslot dat al bezet is, wordt niet meer aangeboden, zonder te laten zien wie het heeft geboekt. En elk opdrachtdossier gaat alleen open voor de groep van de betreffende klant.

Kan ik met de app mijn beveiligers volgen tijdens een opdracht?

Nee. De app kent de positie van je beveiligers niet, net zomin als die van de auto, en stuurt geen enkel alarm door. De coördinatie van een opdracht blijft bij je gewone middelen, portofoon of telefoon. De app werkt vooraf: de aanvraag, de briefing, de procedures, de piketnummers.

Kan de klant de opdracht via de app betalen?

Nee: de opdracht, een aanbetaling of reiskosten, niets daarvan wordt in de app betaald. Je factuur volgt haar gebruikelijke weg, en de betalingsvoorwaarden staan in je voorstel.

Uitbreiding Winkel

De briefings lopen via Afspraken maken; de secties die dicht blijven voor wie geen klant is, via Verificatie samen met Gebruikersgroepen. Die drie uitbreidingen zijn betaald: bij Premium neem je ze als optie, in Pro zitten ze erin. Het opdrachtformulier van Form en CMS-contact kosten niets.