Je catalogus in bulk beheren

De links Import en Export wachten boven aan de lijst, in Products › All products.

De verdeling tussen de twee manieren van werken is vrij helder. Het bestand is gemaakt voor velden met een waarde: een prijs, een voorraadniveau, een referentie, een variant aan zijn product koppelen. Het doet dezelfde handeling over duizend regels even snel als over één. De productpagina is gemaakt voor wat overtuigt: de beschrijving, de volgorde van de beelden, de aanvullende producten. Dat is het onderwerp van de gids "Je productpagina's goed opzetten", en dat beslis je product per product.

Een eenvoudige regel om het te beslechten. Sta je op het punt dezelfde handeling meer dan een tiental keer te herhalen, dan is het werk voor een bestand. Vraagt elk product om een eigen beslissing, dan is het werk voor het scherm.

Een woord over het ritme, want het verandert hoe je je organiseert. De export wordt op de achtergrond klaargemaakt: een e-mail laat weten wanneer die klaar is, en het bestand wacht op je in Settings › My files. De import werkt op dezelfde manier, met een eigen bevestigingsmail. Start de bewerking bij een grote catalogus op een moment waarop je er een paar minuten later op terug kunt komen.

Dit is het enige mechanisme dat je moet begrijpen, en het verklaart de meeste imports die iets anders opleveren dan verwacht.

Elke regel van je bestand draagt een productidentificatie, en elke variant draagt de zijne. Is de identificatie ingevuld, dan herkent het platform het item en werkt het bij. Blijft ze leeg, dan maakt het platform het aan. Daardoor kan hetzelfde bestand je catalogus corrigeren of er een tweede naast bouwen.

Vandaar de reflex die voor elke bijwerking geldt: vertrek altijd van een export, nooit van een leeg blad. De export geeft je twee dingen terug die je onmogelijk uit het hoofd kunt reconstrueren. Eerst de identificaties. Daarna de exacte kolomnamen, die de import letterlijk leest: één verkeerd geschreven kolom laat het hele bestand mislukken.

Twee punten hangen daaraan vast, en ze bepalen de vorm van je bestand. De referentie van een variant is uniek in de shop, en zij is het die je wegwijs maakt in een bestand van duizend regels. En een product dat in drie maten bestaat, neemt drie regels in beslag, onderling verbonden door een gedeelde kolom: prijs, voorraad en referentie horen bij de variant, niet bij het product.

Een import wordt toegepast zoals hij is: hij past je producten rechtstreeks aan, en de vorige toestand bestaat alleen nog in je bestand. De hele veiligheid van de bewerking hangt dus af van wat je doet vóór je klikt, en dat komt neer op drie handelingen.

Exporteer eerst je volledige catalogus. Niet één product, niet alleen de collectie waaraan je werkt: de hele catalogus, met alle kenmerken. Dat bestand is niet voor de bewerking, het is je referentiekopie, en het is wat je toelaat terug te keren.

Werk op een kopie. Het referentiebestand blijft gesloten in een hoek, je bewerkt een kopie. Een spreadsheet die twee uur openstaat, krijgt altijd een keer een toets per ongeluk mee, en dat gebeurt liever op de kopie.

Begin klein. De export kan zich tot één collectie beperken. Doe je een bewerking voor het eerst, exporteer dan één collectie, pas je wijziging daarop toe, importeer, en ga het resultaat bekijken in je productlijst en in de preview van je app. Wat op twaalf producten werkt, werkt op duizend.

Hier wordt het bestand een handelaarsgereedschap, want het doet in één keer wat met de hand een dag zou kosten.

Een actie over de hele catalogus, bijvoorbeeld. De bewerking past in twee kolommen: de basisprijs verhuist naar de doorgestreepte prijs, de verlaagde prijs neemt zijn plaats in bij de prijs. Je importeert, en de hele catalogus schakelt om, doorgestreepte prijzen inbegrepen. Aan het einde van de actie zet de omgekeerde import alles terug.

Wat je moet onthouden is niet de handeling, maar waarop ze je laat anticiperen: maak het bestand voor het einde tegelijk met dat voor het begin. Alles terugzetten is wat men vergeet, en dat is wat kost, want je ontdekt het op een maandagochtend met de catalogus nog in actie. Je referentie-export is al dat eindbestand, op voorwaarde dat je het ongemoeid hebt gelaten.

Een algemene actie op de prijzen is één instrument tussen andere. Richt je korting zich op een periode, een bestelwaarde of een deel van je klantenbestand, dan stel je ze in via Marketing › Discounts › Discount list, zonder aan de catalogus te komen. De gids "Je verkoop maximaliseren" zet de vergelijking tussen beide uiteen.

De voorraad lees je product per product in je lijst, ze heeft een eigen scherm in Products › Stock, en je bewerkt ze op de productpagina. Dat ritme volstaat zolang de bewegingen die van de onlineverkoop zijn, die de shop zelf aftelt.

Dat verandert zodra je voorraad ergens anders beweegt dan in de app: een levering die binnenkomt, een marktdag, een inventaris op het einde van de maand. Dan heb je vijftig hoeveelheden tegelijk te corrigeren, en precies daar is het bestand goed in. Je exporteert, je vult de voorraadkolom van elke variant in, je importeert opnieuw.

Eén waarde is het waard te kennen voordat je die kolom invult: onbeperkte voorraad is een waarde zoals een andere, die van producten die je niet telt, een dienst of een product op maat. Je vindt ze zo terug in de export, en je kunt ze op andere regels zetten.

De import dient ook bij een verhuizing, wanneer je catalogus al op een ander platform bestaat en je je app opent. Dat is het geval waarin de tijdwinst het zichtbaarst is, en waarin de volgorde van de bewerkingen het meest telt.

Het bestand draagt het skelet: titels, referenties, prijzen, varianten, voorraadniveaus, koppeling aan collecties. Het zet een shop overeind in één import.

Staat het skelet er, dan blijft over wat mensen doet kopen. Plan dus een tweede ronde voor de beschrijvingen en de beelden, pagina per pagina, en houd er rekening mee dat een foto via zijn adres reist: om je import te volgen, moet ze al ergens online staan en publiek bereikbaar zijn. Veel migraties verlopen daarom in twee fasen, en dat is een goed plan van aanpak: het bestand geeft je de structuur in een uur, aan de productpagina's werk je daarna op het ritme waarin je ze verfijnt.

De gids "Je productpagina's goed opzetten" behandelt die tweede ronde, en de gids "Je shop indelen" de collecties om alles in onder te brengen.